代表印を使ってはいけない場合を知る

印鑑にはその目的により、認印や実印、銀行印などがあり文字の形も違えば重要性もまた違ってきます。そのため、使い方を間違えてしまうと大変なことになり、きちんと使い分けることが必要です。これは、個人の印鑑だけに留まらず、会社などで使用する印鑑にも当てはまります。そのため、どのようなときに使えばいいのか理解しておくことが大切です。会社で使用する印鑑には、会社印と代表印があります。どちらも会社として使用する印鑑になりますが、重要度がとても違うものになります。重要なものをさほど重要でない場合に使わなくてもいいように、それぞれの重要度も理解しておきましょう。そうすることで、使ってはいけない場合などに間違って使うことがなくなるので覚えておきましょう。

実印なのか認印なのか把握しましょう

会社で使用する印鑑には、会社印と代表者印があります。普通の業務で使用する場合、よく利用するものが会社印です。これは、会社名だけが刻印されていたり、送り字に印とついていたりします。請求書や領収書などの社外文書や辞令などの社内文書に押印するときに使います。すなわち、会社印は認印であり文書の効力には影響しません。一方で代表印というものは、最も重要な印鑑であり本店所在地に届出している印章です。いわゆる会社の実印であり、法的効力が要求される書類には必要になる印鑑です。実印登録されているので、会社を代表して重要な契約などを行うときに使用されます。代表者印を使用する場合の例としては、登記の申請や株式の発行などとても重要なことを行う際に使うことになる印鑑です。

会社の代表が決めた取引や手続き以外は押さない

代表印は会社の代表が決定した取引や契約などの際に押印するものであるので、法的効力が必要でないものの場合は押さないようにしましょう。宅配物がきたときに実印を押印することがないように、会社での認印が必要な場面などで代表者印を使わないようにしましょう。代表者印と似ているものに銀行印がありますが、間違って代表者印を使うことがないように、注意することが大切です。請求書や領収書などに会社印と代表者印を両方押す場合もありますが、慣習でそのようにしているのであれば控えた方が無難です。代表者印はとても重要な印鑑であるため、それが押印されている書類を受け取った側は、焦ってしまいます。注文書や領収書などには基本的に代表者印は押すことはないので、その点に気を付けて利用するようにしましょう。