会社印と代表印の違いについて知る

会社には多くのハンコが存在します。会社が保有する印鑑は、主に社外への書面に必要となりますが、同書面の正当性を表明しているという意味で印鑑の有無は重要な要素です。それ故に、どのような書面にどの印鑑を押印するのかという点に留意する必要があり、誤った印鑑を押印している場合は、提出した書面の正当性が担保されず無効となりますので、押印に際し細心の注意が求められます。また、代表者以下の各階層に応じて押印の権限が規定されていますので、「誰に押印してもらうのか」という社内手続きについても熟知しておく必要があります。上位者に押印頂く場合には、既に承認済の稟議書や申請書を添付することが求められますので、それぞれの印鑑の押印に要する時間を事前に見積もっておくことも大事です。

代表印(実印)は契約書など重要書面に押印

代表印(いわゆる実印)は、実印登録を公的機関に行っており、押印した書類が法的拘束力を有するという重要な印鑑となります。法人における本人確認資料や銀行などでの口座開設資料として、当該印鑑の届出証明である「印鑑証明書」の提出が求められ、銀行や取引先との基本契約(例えば、銀行取引約定書や売買基本契約書)へ押印する印鑑となります。押印権限は、代表者や代表者から権限を付与された役員などに限定されることが一般的であり、押印に際しては稟議書や押印申請書などによる事前承認が必要となります。代表印の押印には事前申請に要する時間を見積もっておき、適切な部署へ速やかに押印要請を行うことが必要となります。代表印は、その重要性から厳重に保管されるべきものであり、金庫などで保管されていることが一般的です。

会社印や銀行印はその目的に応じて

会社印は、一般的に四角の印が多いことから「角印」と呼ばれる場合がある「認印」です。請求書や領収書など、商取引における正式書面に押印されることが多いものであり、会社による当該書面の正当性を示す為に押印されます。押印の権限は会社毎に決められており、事務方で押印可能な場合もあれば部長職など一定の管理職に押印権限が付与されている場合もあります。しかし、社外への書面に押印されているものなので、提出された書面については、その写しを保管したり採番して提出先と書面内容を管理したりすることが望ましいです。銀行印は銀行口座の届出印であり、主に当該口座からの出金や基本約定書以外の銀行との契約に使用されます。お金に関わる印鑑なので、実印が使われることがありますが、会社印とは分けて作成保存されることが一般的です。